Указания за обработка на данни
ОБРАБОТКА НА ДАННИ ОТ Фючър Сенсес ЕООД
Име на компанията: Фючър Сенсес ЕООД
Седалище: м. Траката ул 6-та 21, бл 1, ет 2, ап7
Търговски регистрационен номер на фирмата: 206104335 (Търговски регистър и Регистър на ЮЛНЦ при Агенция по вписванията)
Данъчен номер: BG 206104335
Електронен адрес: store@mmw.bg
Уебстраница: https://www.mmw.bg
С този документ възнамеряваме да информираме нашите клиенти относно данните, които се обработват във връзка с търговските и обслужващи дейности, извършвани от Фючър Сенсес ЕООД (наричани по-долу "Услуги"), техния източник, целта на обработката на данни, правното основание, тяхната продължителност, дейностите на потенциално ангажираните лица, свързани с обработката на данни, и - в случай на предоставянето на лични данни - правното основание за предаване на съответните данни и обхвата на получателите. Документът съдържа и информация за това как Фючър Сенсес ЕООД защитава тези данни и информация.
Фючър Сенсес ЕООД поема задължението да гарантира, че неговите дейности по обработка на данни са в съответствие с Общия регламент относно защитата на данните (Регламент (ЕС) № 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета, наричан по-долу "Регламентът").
За да ви помогнем в тълкуването на термините, използвани в тази брошура, бихме искали да се позовем на определенията, дадени в Ретламента:
- Лични данни - всяка информация, свързана с идентифицирано физическо лице или лице, което може да бъде идентифицирано (субект на данните); физическо лице, което може да бъде идентифицирано е лице, което може да бъде идентифицирано пряко или косвено, по-специално чрез посочване на идентификатор като име, идентификационен номер, данни за местонахождение, онлайн идентификатор или по един или повече признаци, специфични за физическата, физиологичната, генетичната, прсихическата, умствената, икономическата, културната или социална идентичност на това физическо лице.
- Обработка - всяка операция или набор от операции, които се извършват с личните данни или набори от лични данни, независимо дали това става чрез автоматизирани средства, като събиране, записване, организация, структуриране, съхранение, адаптиране или промяна, извличане, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространение или по друг начин, чрез който данните стават достъпни, подреждане или комбиниране, ограничаване, изтриване или унищожаване.
Администратор на данни - физическо или юридическо лице, което самостоятелно или съвместно с други определя целите и средствата за обработка на лични данни.
Възможни правни основания за обработка на данни
Съгласно Регламента обработването на лични данни е законосъобразно, ако е изпълнено поне едно от следните правни основания:
- обработката на данни се основава на съгласие
- обработката на данни е необходима за подготовка за сключването или изпълнението на договор
- обработката на данни е необходима за изпълнение на законово задължение
- обработката на данни е необходима поради жизненоважни интереси (например защита на живота)
- обработката на данни е необходима за преследване на легитимните интереси на администратора на данни или на трета страна
- обработката на данните е от обществен интерес или е необходима за упражняване на официални правомощия на администратора на данни (неприложимо за Фючър Сенсес ЕООД).
Ако данните се обработват въз основа на искане на съгласие, Фючър Сенсес ЕООД като администратор на данни трябва да може да докаже, че клиентът е дал съгласието си за обработката на личните му данни. Съгласието се счита за подходящо правно основание за обработка на данни, само ако то е предоставено свободно, конкретно, ясно и информирано. Субектът на данните има право да оттегли своето съгласие по всяко време. Оттеглянето на съгласието не засяга законосъобразността на обработката, основано на дадено съгласие преди оттеглянето му. Оттеглянето на съгласие трябва да става също толкова лесно, колкото и самото даването му.
Ако предоставянето на данни се основава на законово или договорно задължение, евентуалната последица от неразкриването на такива данни може да бъде, че има вероятност клиентът да не може да използва услугите на Фючър Сенсес ЕООД.
Фючър Сенсес ЕООД, като администратор на данни, не проверява валидността на предоставените от клиента лични данни. Клиентът носи пълната отговорност за предоставената информация.
Предпоставка за прилагане на легитимния интерес и използването му като правно основание за обработка на данни е, че легитимният интерес на администратора на данни да има преимущество пред интересите или основните права и свободи на субекта на данните. За да се определи това, е необходимо да се проведе предварителен тест "баланс на интереси". При този тест - "баланс на интереси", Фючър Сенсес ЕООД като администратор на данни:
- идентифицира легитимните си интереси във връзка с личните данни, подлежащи на тест "баланс на интереси”
- установява интересите и правата на субекта на данните по отношение на личните данни, предмет на теста "баланс на интереси”
- извършва разглеждане на легитимните интереси от страна на субекта на данните и администратора на данни и въз основа на това определя дали личните данни могат да бъдат обработвани законно.
ОПИСАНИЕ НА РАЗЛИЧНИТЕ СЛУЧАИ НА ОБРАБОТКА НА ДАННИ
(цел, правно основание, продължителност и обхват на обработваните данни)
Обработка на данни, свързани с клиентите на магазините на дребно
2. Обработка на данни, свързани с покупки
Покупка, поръчка
Кратко описание на конкретния случай за обработка на данни:
Клиентът може да закупи желания продукт в магазина на Фючър Сенсес ЕООД или ако същият не е на склад - може да направи поръчка.
Правно основание за обработката на данни
Обработката на данни в този случай се основава на Член 6, параграф 1, буква б) от Регламента: изпълнение на договор, по който заинтересованото лице е страна, или за да се предприемат стъпки по искане на субекта на данните преди сключването на договор.
Целта на обработката на данни е сключването и изпълнението на договора за продажба (прехвърляне на продукта, плащане на покупната цена).
Обхват на обработените данни
Име, адрес, данни за контакт (телефонен номер, електронен адрес). Време на закупуване. Дата на доставка. Адрес за доставка.
Когато продуктът се закупува на вноски: информацията, необходима на„БНП Париба или друга финансираща институци. за обработка заявката за потребителски кредит (в този случай, Фючър Сенсес ЕООД е обработващ на данни, действащ от името на финансиращата институция).
Условия за кандидатстване на БНП Париба Лични Финанси
Информация за защита на личните данни
Продължителност на съхранението на данни
До изтичане на давностните срокове за погасяване на исковете, произтичащи от договора.
3. Фактуриране
Кратко описание на конкретния случай на обработка на данни:
Когато клиент закупи продукт, Фючър Сенсес ЕООД генерира електронно изготвена фактура чрез програма за фактуриране.
Правно основание за обработката на данни
Обработката на данни в този случай се основава на Член 6, параграф 1, буква в) от Регламента: спазване на законово задължение, на което се подчинява администраторът. Приложими закони:
- Закона за Счетоводството, вкл. Глава Първа, раздели II и III от Закона за счетоводството (счетоводно отчитане, изисквания към съдържанието и съхраняването на счетоводните документи и др.
- Закон за данъка върху добавената стойност (по специално чл.114 от ЗДДС) и други относими счетоводни и данъчни закони.
Целта на обработката на данни е поддържането и документирането на икономическото събитие (доставка на стоки).
Обхват на обработените данни
Име и адрес на клиента. Дата на закупуване.
Продължителност на съхранението на данни
Лични данни, съдържащи се в счетоводни регистри и финансови отчети, включително документи за данъчен контрол, одит и последващи финансови инспекции – 10 (десет) години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят(чл.12, ал.1, т.2 от Закона за счетоводството);
Лични данни, съдържащи се във всички останали носители на счетоводна информация - 3 (три) години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят (чл.12, ал.1, т.3 от Закона за счетоводството);
4. Опаковане, доставка
Кратко описание на конкретния случай на обработка на данни:
Преди всичко това се прилага, когато клиентът купува продукт не от магазина, а чрез онлайн поръчка, но биха могли да се приложат и за покупки/поръчки в магазина. Опаковането се извършва в магазина на Фючър Сенсес ЕООД и от неговите служители или служителите на външния склад, а чрез външна куриерска услуга на фирма Еконт Експрес ООД се извършва доставката.
Валидни правила и информация
Правно основание за обработката на данни
Обработката на данни в този случай се основава на Член 6, параграф 1, буква б) от Регламента: изпълнение на договор.
Целта на обработката на данни е изпълнението на договора за продажба (доставка на продукта), а при онлайн поръчки - изпълнението на договора от разстояние.
Обхват на обработените данни
Име, адрес за доставка, данни за контакт (телефонен номер, имейл адрес). Дата на доставка.
Друга информация, предоставена от клиента.
Продължителност на съхранение на данните
До изтичане на давностните срокове за погасяване на исковете, произтичащи от договора.
Обработка на данни, свързани с онлайн клиенти
Когато се касае за опции с вноски и застраховки, процесите на фактуриране, опаковане и доставка, онлайн покупките (направени чрез уеб магазина) се различават от покупките в магазина само във формата, под която се обработват данните.
Правно основание за обработката на данни
Обработката на данни в този случай се основава на Член 6, параграф 1, буква а) от Регламента: обработване на данни, основаващо се на съгласие. ТЕХНИЧЕСКИ ОПЦИИ ЗА ПОТВЪРЖДАВАНЕ НА СЪГЛАСИЕТО: КОНТРОЛ ПОЛЕ ЗА ОТМЕТКА, ИНФОРМАЦИЯ, ОПЦИЯ ЗА ОТКАЗ
Целта на обработката на данни е да се създаде потребителска сметка за клиента, за да се опрости процесът на по-нататъшни покупки чрез уеб магазина, което е и правната обосновка за обработка на данни.
Обхват на обработените данни
Име, електронен адрес. Дата на регистрация.
Парола за достъп.
Продължителност на съхранението на данни
Докато съгласието бъде оттеглено или личният акаунт бъде изтрит.
2. Покупка от уебмагазина
Кратко описание на конкретния случай на обработка на данни:
Регистрацията не е абсолютно необходима за закупуването на продукти от уеб магазина. В случай, че клиентът не желае да се регистрира, след като избере желания продукт, той може да предостави данните, необходими за обработката на поръчката, на страницата за плащане. Когато купува от онлайн магазина, клиентът избира желаните продукти и свързаните с тях услуги, предоставя информация за фактуриране и доставка и едва след това прави поръчката и заплаща покупната цена на продукта (ите). Въведените от клиента данни по време на процеса на закупуване се препращат от Фючър Сенсес ЕООД до неговите IT системи.
Относими правила и информация
GTC Онлайн магазин на Фючър Сенсес ЕООД: https://mmw.bg/page/terms-and-conditions
Инструкции за покупка от онлайн магазин: https://mmw.bg/page/terms-and-conditions
Информация относно онлайн плащане и доставка : https://mmw.bg/page/dostavka Ако клиентът избере да плати чрез онлайн транзакция с дебитна / кредитна карта, плащането се улеснява чрез независим доставчик на онлайн платежни услуги. Когато клиентът желае онлайн плащане, сайтът Фючър Сенсес ЕООД пренасочва клиента към платежния сайт, където се събират данните, необходими за обработка на транзакцията (информация за кредитната карта, номер на картата, дата на изтичане, CVC код) и информация, свързана с кредитната / транзакция с дебитната карта (идентификационен номер на платеца, сума на транзакцията, дата и час). Доставчикът на онлайн платежни услуги обработва всички събрани данни в съответствие с приложимия стандарт PCI DSS (Стандарт за сигурност на данните за търговци и процесори на платежни карти /Payment Card Industry Data Security Standard) и съответните разпоредби за защита на данните: Нито една част от данните, обработени по време на онлайн транзакцията, не се препраща до Фючър Сенсес ЕООД. Фючър Сенсес ЕООД получава само информация за успешното извършване на онлайн плащането.
Правно основание за обработката на данни
Обработката на данни в този случай се основава на член 6, параграф 1, буква б) от Регламента: изпълнение на договор, а също така и към правилата, свързани с договорите от разстояние, съгласно разпоредбите на Закона за защита на потребителите.
Целта на обработката на данни е сключването и изпълнението на договор между отдалечени страни, което е и правната обосновка за обработката на данни.
Обхват на обработените данни
Информация за фактуриране и доставка (име, адрес, телефонен номер, адрес на електронна поща).
Когато покупката на продукта е придружена от застрахователен договор: дата на раждане (в този случай Фючър Сенсес ЕООД е обработващ на данни, представляващ застрахователните агенти)
Когато продуктът се закупува на вноски: информацията, необходима на „БНП Париба Пърсънъл Файненс С.А., клон България“, „Уникредит Кънсюмър Файненсинг“ ЕАД или друга финансираща институция за обработване заявката за потребителски кредит (в този случай, Фючър Сенсес ЕООД е обработващ данни).
Продължителност на сърханение на данните
До изтичане на давностните срокове за погасяване на исковете, произтичащи от договора.
3. Право на оттегляне / прекратяване в 14-дневен срок
Кратко описание на конкретния случай на обработка на данни:
При договори, сключени извън магазините за продажба на дребно и между отдалечени страни, клиентът има право на отказ от договора без задължението да предостави обосновка в рамките на 14 дни. Съгласно разпоредбите на Закона за защита на потребителите, при упражнено право на отказ, търговецът е задължен незабавно да възстанови всички суми, получени от потребителя, включително разходите за доставка, без неоправдано забавяне и не по-късно от 14 дни, считано от датата, на която е бил уведомен за решението на потребителя да се откаже от договора. Търговецът е длъжен да възстанови получените суми, като използва същото платежно средство, използвано от клиента при първоначалната транзакция, освен ако клиентът е изразил изричното си съгласие за използване на друго платежно средство и при условие че това не е свързано с разходи за клиента.
Клиентът може да упражни правото си на отказ чрез подаване на стандартния формуляр за отказ, или да заяви недвусмислено по друг начин решението си да се откаже от договора, вкл. чрез изпращане на формуляра за отказ по електронен път. .
Относими плавила и информация
Онлайн магазин на Фючър Сенсес ЕООД: https://mmw.bg/uslovia/ Правно основание за обработката на данни
Като правно основание да се предостави на клиента правото на оттегляне или прекратяване при извършване обработката на данни, ние се позоваваме на член 6, параграф 1, буква в) от Регламента: спазване на законово задължение, на което се подчинява администраторът. Приложимо законодателство: Закона за защита на потребителите.
Целта на обработката на данни е да направи възможно упражняването на законното право на отказ / прекратяване, което е правно основание за обработката на данни.
Обхват на обработените данни
Дата на договора, име и адрес на потребителя, номер на банкова сметка на потребителя (това се изисква само когато потребителят не избере метода за онлайн плащане по кредитна / дебитна карта).
Продължителност на сърханение на данните
Не повече от 5 години.
Относими правила и информация
Правно основание за обработката на данни
Обработката на данни в този случай се основава на Член 6, параграф 1, буква а) от Регламента: обработването на данни се основава на дадено съгласие. ТЕХНИЧЕСКИ ОПЦИИ ЗА ПОТВЪРЖДАВАНЕ НА СЪГЛАСИЕТО: КОНТРОЛ ПОЛЕ ЗА ОТМЕТКА, ИНФОРМАЦИЯ.
Целта на обработката на данни е да се предоставят отстъпки на редовните клиенти, да се увеличи удовлетворението на клиентите и самият брой на редовните клиенти, което е правно основание за обработката на данни.
Обхват на обработените данни
Продължителност на съхранението на данните
До оттеглянето на съгласието. ОТПИСВАНЕ
Обработка на гаранции, рекламации и искове по гаранции въз основа на законодателството в сила
Правно основание за обработка
Член 6, параграф 1, буква в) от Регламента: спазване на законово задължение, на което се подчинява администраторът.
Приложими закони:
- Гражданско процесуален кодекс
- Закон за защита на потребителите (и по специално Глава Пета, Раздел III и други относими закони
Обхват на обработените данни въз основа на действащото законодателство, период на съхранение на данни:
Предприятието или компанията е длъжно да поддържа регистър на предявените пред него или пред упълномощено от него лице рекламации. В регистъра задължително се описва рекламацията, като на потребителя се издава документ, съдържащ датата, номера, под който рекламацията е вписана в регистъра, вида на стоката и подпис на лицето, приело рекламацията.
Рекламацията се подава устно или писмено. При предявяване на рекламация потребителят посочва предмета на рекламацията, предпочитания от него начин за удовлетворяване на рекламацията, съответно размера на претендираната сума, и адрес за контакт. При подаване на рекламация потребителят задължително прилага и документите, на които се основава претенцията:
1. касова бележка или фактура;
2. протоколи, актове или други документи, установяващи несъответствието на стоката или услугата с договореното;
3. други документи, установяващи претенцията по основание и размер.
Разпоредбите относно задължителното съдържание на регистрите изискват от потребителя да представи определен набор от документи и информация. По отношение на личните данни, които не са посочени в закона, но обработването им е необходимо за изпълнението на иска (напр. данни за контакт), съгласието на субекта на данните може да представлява правното основание за обработката на данни.
По отношение на тези и други данни, които трябва да бъдат обработени, за правното основание се отнасяме към член 6, параграф 1, буква а) от Регламента: съгласие на субекта на данните. ТЕХНИЧЕСКИ ОПЦИИ ЗА ПОТВЪРЖДАВАНЕ НА СЪГЛАСИЕТО: РАБОТЕН ЛИСТ, ИНФОРМАЦИЯ
Подслучаи за обработка на данни за гаранционни рекламации и искове
1. Съставяне на дневник за отчетените несъответствията
Фючър Сенсес ЕООД регистрира рекламацията в приемен дневник на устройството (сервизен работен лист).
Обработени данни: име, адрес, телефонен номер, адрес на електронна поща, сериен номер на устройството, тип, дата на покупка.
Изпращане на известия за процеса на поправка или ремонт
Обикновено Фючър Сенсес ЕООД изпраща няколко уведомления относно процеса на поправка и ремонт, като използва имейл адреса, даден в работния лист и в salesforce.com
система: особено за следните събития: когато започне процесът на поправка, когато елементът е препратен до Apple и когато процесът на поправка е завършен.
Други уведомления за завършването на процеса на ремонт автоматично ще бъдат изпратени от salesforce.com в случай, че устройството не бъде взето от клиента.
2.Обработка на данни за достъп, пароли
Ако процесът на ремонта изисква достъп до операционната система на устройството, Фючър Сенсес ЕООД ще поиска от неговия собственик да извърши свързване. След приключване на процеса на ремонт, Фючър Сенсес ЕООД уведомява писмено собственика, за да промени информацията за свързване и паролите.
3.Връщане на устройството
Фючър Сенсес ЕООД поддържа пълен дневник за ремонт и поправка, който документира приключването на процеса на ремонт и връщането на устройството. Той съдържа същите лични данни както работния лист.
4. Обработка на отхвърлени искове и рекламации
Когато иск или рекламация бъде отхвърлен, Фючър Сенсес ЕООД съставя дневник на отхвърлянето и в случай, че повредата може да бъде поправена срещу допълнително заплащане, предоставя оферта. Тези документи съдържат същите лични данни както работния лист на услугата. Ако офертата бъде приета от клиента, таксата ще бъде фактурирана по описания по-горе начин.
5. Администриране в контекста на гаранцията на производителя Apple
Правно основание за обработка
Обработката на данни в този случай се основава на член 6, параграф 1, буква б) от Регламента: изпълнение на договорни задължения.
Тези подслучаи на обработка на данни и документите по тях са подобни на тези, въведени в раздела, отнасящ се до обработката на гаранционни искове и рекламации.
6. Други обслужващи дейности (платен ремонт, поддръжка/техническо обслужване)
Правно основание за обработката на данни
Обработката на данни в този случай се основава начлен 6, параграф 1, буква б) от Регламента: изпълнение на договорни задължения.
Отделните подслучаи за обработка на данни и документите към тях са подобни на тези, въведени в раздела, отнасящ се до обработката на гаранционни искове и рекламации.
Обработка на данни, извършена от клиентското обслужване и свързана с управлението на жалбите
Клиентски книги/регистри, третиращи въпросите за правата на клиентите
Кратко описание на конкретния случай на обработка на данни
1. Регистър на рекламациите
Клиентите имат право да подават жалби и рекламации. Клиентът може да подаде жалбата си лично или писмено на търговеца или на лицето, действащо в негов интерес или от негово име, във връзка с поведението, действията или бездействията на лицата, осъществяващи дейностите по разпространение и продажба, засягащи директно клиента.
В случай на устни оплаквания, подадени лично, по телефона или чрез други електронни средства, търговецът е длъжен да състави дневник/регистър, съгласно изискването на чл.127 и чл.128 от Закона за защита на потребителите, като се вписва всяка рекламация и оплакване. Търговецът е длъжен да отговори писмено на жалбата в рамките на 30 дни и да изпрати отговора си на клиента, както и да приведе потребителската стока в съответствие с договора за продажба. Копие от дневниците или регистрите и отговорите, свързани с жалбата се съхраняват от търговеца в продължение на 5 години и същите да бъдат представени на контролните органи.
Записът, който се прави по отношение на жалбата/рекламацията, съдържа следното:
а) името и адреса на клиента;
б) мястото, времето и начина на подаване на жалбата;
в) подробно описание на подадената от клиента рекламация със списък на представените от клиента документи и други доказателства;
г) декларацията, направена от компанията относно рекламацияна, когато жалбата може да бъде разгледана незабавно;
д) подписи на клиента и служителя, съставящи записа (с изключение на устни жалби, направени по телефона или чрез други електронни медии);
е) мястото и часа на съставяне на записа;
ж) ако жалбата е направена устно по телефона или друг електронен носител, уникалният идентификационен номер на жалбата.
2.Книга за похвали и оплаквания
Клиентът също така има право да прави оплаквания и препоръки към търговеца, като може да вписва директно своите оплаквания и предложения в Книгата за похвали и оплаквания на търговеца.
Вписването в Книгата за похвали и оплаквания е изцяло по усмотрение на клиента и е негово законно право.
Данните от книгата за похвали и оплаквания се използват от търговеца единствено за проверка на оплакването, предприемане на мерки и обратна връзка към клиента за резултатите от проверката.
Относими правила и информация
Брошурата за защита на потребителите е налична в магазините на дребно на Фючър Сенсес ЕООД.
Правно основание за обработката на данни
Правното основание за обработване на личните данни в книгите/регистрите описани по-горе е:
- по отношение на регистъра на рекламациите - Член 6, параграф 1, буква в) от Регламента: спазване на законово задължение, на което се подчинява администраторът. Приложими закони: Закона за защита на потребителите и други търговски закони и подзаконови нормативни актове, регулиращи извършването на търговска дейност.
- по отношение на Книгата за похвали и оплаквания - Член 6, параграф 1, буква а) от Регламента: съгласие на клиента и - Член 6, параграф 1, буква в) от Регламента: спазване на законово задължение на администратора.
Цел на обработката на данни е да се гарантира правото на клиента на жалба или рекламация, което е легитимна цел за обработката на данни, както и да се даде възможност на клиента да отправи своите оплаквания и препоръки, дори и те да не са свързани със самите продукти.
Обхват на обработените данни
В регистъра за рекламациите се вписват следните данни:
Име, адрес.
Други възможни данни: телефонен номер, електронен адрес.
Други лични данни, предоставяни от клиента доброволно.
Данните, които клиентът вписва в книгата са изцяло по негово усмотрение, като това обикновено са :
- име
- телефонен номер, електронен адрес
Продължителност на съхраняването на данни
Записът, съставен по отношение на жалбата, копие от дадения отговор: 2 години за вписвания в регистъра за рекламации; 2 години при копия от вписвания в Клиентската книга
Приложими ИТ системи
Стандартната информационна система включена в редовното плащане.
СПЕЦИАЛНИ СЛУЧАИ НА ОБРАБОТКА НА ДАННИ
Пазарни отстъпки (отстъпка за обучение)
Кратко описание на конкретния случай на обработка на данни:
Фючър Сенсес ЕООД предлага отстъпка за образование (приложима за избрани продукти на Apple) за студенти от университети и колежи над 18-годишна възраст и служители на университети и колежи.
Изисквания за използване на отстъпка за образование:
За студенти от университети и колежи над 18 години и служители на университети и колежи:
Валиден идентификационен номер на студентска книжка или валиден идентификационен номер на студент или служебна бележка за посещаване на учебно заведение или служебна бележка от работодател, издадена не по-рано от 2 седмици преди предоставянето й.
Валидни правила и информация:
Правно основание за обработката на данни:
Обработката на данни в този случай се основава на Член 6, параграф 1, буква а) от Регламента: обработване на данни, основаващо се на съгласие. ТЕХНИЧЕСКИ ОПЦИИ ЗА ПОТВЪРЖДАВАНЕ НА СЪГЛАСИЕТО, ИНФОРМАЦИЯ
Целта на обработката на данни, извършена от името на администратора, е предоставянето на отстъпка за специална група клиенти (отстъпка за образование), което е и правно основание за обработката на данни.
Обхват на обработените данни:
Информацията, която се предоставя с идентификационния номер на студента или със студентската книжка, респ. с удостоверението от учебното заведение.
Приложими IT системи:
Информационната система, използвана за стандартния процес на пазаруване
Обработка на данни в помощ на обслужването на клиентите
Работа с документи и електронна поща
Кратко описание на конкретния случай на обработка на данни:
Документите, създадени в хода на работата на магазина, се съхраняват както на хартия, така и в папка на Google Drive (сканирана чрез метод с OCR четец). Документите на хартиен носител се съхраняват в складово помещение. Електронните документи се съхраняват в папка на Google Drive.
Правно основание за обработка на данните:
Правното основание за обработка на данни, касаещо документите зависи от правното основание за обработка на данните, съдържащи се в дадения документ. Това означава, че за обработката на данни, извършена във връзка с такива документи, не може да бъде идентифицирана отделно правно основание.
Целта на обработката на данни: е да се запази информацията, съдържаща се в хартиените и електронните документи и да се направи тази информация достъпна за по-нататъшна употреба.
Обхват на обработените данни:
Лични данни, съдържащи се в хартиените и електронните документи.
Приложими ИТ системи:
G Suite
Обработка на данните за контакт, посочени в договорите
Кратко описание на конкретния случай на обработка на данни:
Договорите, сключени от Фючър Сенсес ЕООД в хода на обичайните операции, често съдържат данни за контакт.
Правно основание за обработката на данни:
Правното основание за обработката на данни е съгласно Член 6, параграф 1, буква е) от Регламента: легитимният интерес на партньора и този на Фючър Сенсес ЕООД да изпълнява и поддържа договорните си отношения. В случаите на обработка на данни, при които правното основание е легитимен интерес, се провежда тест "баланс на интереси" и резултатите от него се съобщават на субектите на данни. Фючър Сенсес ЕООД вече е извършил съответния тест "баланс на интереси". Резултатите от теста "баланс на интереси" показват, че легитимният интерес на Фючър Сенсес ЕООД не налага непропорционално ограничение на правата на длъжника при защитата на личните му данни. При поискване Фючър Сенсес ЕООД предоставя информация на субекта на данните във връзка със съдържанието на този параграф.
Целта на обработката на данни: е да се поддържат договорните отношения между страните, което е и правно основание за обработката на данни.
Обхват на обработените данни:
Името, имейл адрес и телефонен номер на лицето за контакт.
Приложими ИТ системи:
salesforce.com, Deltek Maconomy
Обработка на данни, свързани с посетителите на уеб страницата
„Бисквитки“ (Cookies)
Кратко описание на конкретния случай на обработка на данни:
Информацията, свързана с дейностите на посетителите на сайта, се счита за лични данни, когато е възможно да се свърже със съответните субекти на данни.
Фючър Сенсес ЕООД използва "бисквитки" от Google Analytics, както и собствените си "бисквитки" на своя уебсайт.
Приложими правила и информация:
Изготвено е отделно уведомление за поверителност относно "бисквитките", използвани от Фючър Сенсес ЕООД. Това уведомение се съдържа в Приложение 4.
Правно основание за обработката на данни:
Правното основание за обработка на данни е съгласно Член 6, параграф 1, буква а) от Регламента: съгласието на субектите на данни. ТЕХНИЧЕСКИ ОПЦИИ ЗА ПОТВЪРЖДАВАНЕ НА СЪГЛАСИЕТО: КОНТРОЛ ПОЛЕ ЗА ОТМЕТКА, ИНФОРМАЦИЯ, ОПЦИЯ „ОТКАЗ“
Обхват на обработените данни:
"Бисквитки" от Google Analytics
Използва се и "бисквитката" във Facebook пиксела (част от инструментариума за ремаркетинг във Facebook) и инструмента за анализ на Hotjar.
Приложими IT системи:
Magento
|
Име на "бисквитката" |
Време за изтичане по подразбиране |
Описание |
|
__utma |
2 години от инсталация / актуализиране |
Използва се за разграничаване на потребители и сесии. Бисквитката се създава, когато библиотеката на javascript работи и няма съществуващи бисквитки __utma. Бисквитката се актуализира всеки път, когато данните се изпращат в Google Analytics. |
|
__utmt |
10 минути |
Използва се за регулиране скоростта на заявките. |
|
__utmb |
30 минути от инсталация / актуализиране |
Използва се за определяне на нови сесии / посещения. "Бисквитката" се създава, когато библиотеката на javascript работи и няма съществуващи бисквитки за __utmb. Бисквитката се актуализира всеки път, когато данните се изпращат в Google Analytics. |
|
__utmc |
Край на браузърната сесия |
Не се използва в ga.js. Настройва се за оперативна съвместимост с urchin.js. Хронологично тази бисквитка работи във връзка с бисквитката __utmb, за да определи дали потребителят е в нова сесия / посещение. |
|
__utmz |
6 месеца от инсталация / актуализиране |
Съхранява източника на трафик или кампанията, който обяснява как потребителят е стигнала до сайта Ви. Бисквитката се създава, когато библиотеката javascript работи и се актуализира всеки път, когато данните се изпращат в Google Analytics. |
Фючър Сенсес ЕООД КАТО ОБРАБОТВАЩ ДАННИ
Съгласно Регламента "обработващ данни" е всяко физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друга структура, която обработва лични данни от името на администратора на данни.
Фючър Сенсес ЕООД изпълнява следните дейности като обработващ данни:
- -задачи на застрахователен посредник от името на „БНП Париба Пърсънъл Файненс С.А., клон България“ или друг застрахователен агент,
- -задачи на кредитен посредник от името на „БНП Париба Пърсънъл Файненс С.А., клон България“, „Уникредит Кънсюмър Файненсинг“ ЕАД или друга финансираща институция,
- -услуга по прехвърляне на данни по време на сервизните дейности,
- -обработка на данни за достъп в хода на сервизните дейности.
Закупуване на продукти на вноски
Кратко описание на конкретния случай на обработка на данни:
Фючър Сенсес ЕООД действа като кредитен посредник за „БНП Париба Пърсънъл Файненс С.А., клон България“, „Уникредит Кънсюмър Файненсинг“ ЕАД или друга финансираща институция,Zrt; данните се записват в информационната система на съответната финансираща институция.
Администратор на данни: Съответната финансираща институция.
Обработващ на данни: Фючър Сенсес ЕООД (като кредитен посредник)
Обхват на обработените данни:
Данни, изисквани от съответната финансираща институция за обработка на заявленията за потребителски кредити.
Валидни правила и информация:
Приложими IT системи:
Информационната система на съответната финансираща институция, където се записват данните.
Застраховка
Кратко описание на конкретния случай на обработка на данни:
Фючър Сенсес ЕООД действа от името на “Марш” ЕООД или друг застрахователен агент.
Администратор на данни: Съответният застрахователен агент
Обработващ данните: Фючър Сенсес ЕООД (от името на съответния застрахователен агент)
Обхват на обработените данни:
Данните, посочени от съответния застрахователен агент (като име, адрес, място и дата на раждане, информация за контакт -имейл адрес и телефонен номер, данни за застрахования актив и др.
Валидни правила, договори, информация:
Обработка на данните за достъп
Кратко описание на конкретния случай на обработка на данни:
Ако Фючър Сенсес ЕООД се нуждае от извършване на сервизна дейност, може да е необходимо и лицето, извършващо услугата, да има достъп до устройството на клиента. За тази цел Фючър Сенсес ЕООД може да поиска данните за достъп и паролите на клиента. Фючър Сенсес ЕООД не записва, не използва и не прехвърля предоставената от клиента информация за достъп.
Във връзка с тази услуга Фючър Сенсес ЕООД изисква клиентите да променят своите идентификационни данни за достъп незабавно след извършване на услугата.
Валидни правила и информация:
Можете да ги намерите в регистрационния дневник на устройството (сервизен работен лист).
Обхват на обработените данни:
Идентификационните данни за достъп на потребителското устройство.
Приложими IT системи:
ПРАВА НА СУБЕКТИТЕ НА ДАННИ
Според терминологията на Регламента "субект на данни" е физическо лице, което може да бъде идентифицирано пряко или косвено чрез препратка към съответната информация или лични данни.
По отношение на дейностите по обработка на данни, извършвани от Фючър Сенсес ЕООД, когато клиентът се счита за "субект на данните", той има право на описаните по-долу права.
Преди да се пристъпи към изпълнение на искания относно права на субектите, Фючър Сенсес ЕООД е длъжно да идентифицира лицето, подало искането (потребителското име и паролата, свързани с потребителския профил, може да са достатъчни за целта).
Когато Фючър Сенсес ЕООД има основателни съмнения относно самоличността на физическото лице, подало искането, може да бъде поискана допълнителна информация, за да се потвърди самоличността на заявителя.
Искане на информация – ТЕХНИЧЕСКО ИЗПЪЛНЕНИЕ
Клиентът има право да получава информация за управлението на личните му данни и упражняването на неговите права. Ако имате такова искане, моля, напишете имейл до службата за обслужване на клиенти на Фючър Сенсес ЕООД.
Фючър Сенсес ЕООД ще Ви предостави в писмен вид исканата информация съгласно разпоредбите на тези указания за обработка на данни.
Фючър Сенсес ЕООД може да откаже да изпълни искането, ако може да докаже, че не е в състояние да идентифицира клиента.
Бихме искали да уведомим нашите клиенти, че правото на искане на информация не важи за обработвани данни съгласно законови разпоредби.
Право на достъп – ТЕХНИЧЕСКО ИЗПЪЛНЕНИЕ
Клиентът има право да получава информация от Фючър Сенсес ЕООД за това дали обработката на личните му данни все още е в ход или не. Ако обработката на данни е в ход, той има право на достъп до обработваната лична информация, както и до следната информация:
|
а) целите на обработката на данни; б) категориите записи на лични данни; в) получатели или категории получатели, на които личните данни са били или ще бъдат разкрити или прехвърлени, включително и по-специално получатели от трети държави и международни организации; г) когато е уместно, предвидената продължителност на съхранение на лични данни или когато това не е възможно, критериите за определяне на този период; д) право да поиска от администратора да коригира, изтрие или ограничи обработката на лични данни, свързани с него, и да възрази срещу обработването на такива лични данни; е) правото да подаде жалба, адресирана до надзорен орган; ж) ако съответните данни не са събрани от субекта на данните, цялата налична информация за техния източник; з) използването на автоматизирано вземане на решения (включително профилиране) и използваната логика и информация за естеството на тази обработка на данни и вероятните последици за лицето, за което се отнасят данните (тази информация се предоставя в ясна и разбираема форма). |
Клиентът има право, въз основа на своята специфична ситуация, да възрази по всяко време срещу обработването на лични данни, които се отнасят до него, основани на легитимните интереси на Фючър Сенсес ЕООД.
В този случай Фючър Сенсес ЕООД няма да обработва личните данни, освен ако Фючър Сенсес ЕООД не покаже убедителни легитимни основания за обработката, които надвишават интересите, правата и свободите на клиента или тези, които са необходими за установяването, упражняването или защитата на правни искове.
Когато се обработват лични данни за целите на директния маркетинг, клиентът има право да възрази по всяко време срещу обработването на личните му данни за такъв маркетинг, което включва профилиране, доколкото е свързано с директния маркетинг.
В случай че клиентът възразява срещу обработката на данни за целите на директния маркетинг, личните му данни вече няма да се обработват за такива цели.
Методи за упражняване на права – УПРАЖНЯВАНЕ НА ПРАВА ВЪТРЕШНИ ПРОЦЕДУРИ
Фючър Сенсес ЕООД уведомява клиента без неоснователно забавяне и най-късно до 30 дни от получаването на искането за предприетите мерки в отговор на искането. При необходимост, като се вземат предвид сложността на искането и броя на исканията, този краен срок може да бъде удължен с още два месеца. Фючър Сенсес ЕООД уведомява клиента за удължаването на крайния срок и посочва причините за забавянето в рамките на един месец от получаването на искането. Когато искането е подадена в електронен вид, освен ако клиентът не поиска друго и ако е възможно, информацията се предоставя също в електронен вид.
Ако Фючър Сенсес ЕООД не желае да предприеме действия в отговор на искането, направено от клиента, Фючър Сенсес ЕООД информира клиента без неоправдано забавяне и най-късно до 30 дни от получаването на искането за причините за липсата на действие и правото му да подаде жалба пред надзорен орган и възможността да упражни правото си на обжалване.
Фючър Сенсес ЕООД също така предоставя безплатно информацията, изисквана въз основа на правото на информация и информацията, свързана с упражняването на определени права. Ако обаче искането, направено от клиента, несъмнено е неоснователно или поради неговия изключително повтарящ се характер, в зависимост от административните разходи за предоставяне на исканата информация или исканите действия, Фючър Сенсес ЕООД може:
а) да начисли разумна такса; или
б) да откаже да предприеме действия по отношение на искането.
Фючър Сенсес ЕООД носи отговорността да докаже, че определеното искане несъмнено е неоснователно или е прекомерно.
Средства за правна защита
Без да се засягат други административни или правни средства за защита, клиентът има право да подаде жалба до надзорен орган - по-специално в държавата-членка, в която е обичайното му местопребиваване, мястото му на работа или мястото на предполагаемото нарушение - ако счита, че обработката на личните му данни нарушава Регламента.
Без да се засягат други административни или извънсъдебни средства за защита, клиентът има право на ефективна съдебна защита, когато компетентният надзорен орган не разглежда жалбата или не информира клиента в рамките на три месеца за напредъка или резултата от подадената жалба.
Без да се засягат всички налични административни или извънсъдебни средства за защита, включително правото да се подаде жалба пред надзорен орган, клиентът има право на ефективна съдебна защита, когато счита, че неговите права по силата на Регламента са нарушени в резултат на обработката на неговите лични данни при неспазване на Регламента. Производството срещу администратор или обработващ данните се образува в съдилищата на държавата-членка, в която администраторът или обработващият данни е установен. Алтернативно, такова производство може да бъде образувано пред съдилищата на държавата-членка, в която субектът на данните има обичайното си местопребиваване.
Ако имате оплаквания във връзка с нашите указания за обработка на данни, може да се обърнете към Комисията за защита на личните данни (гр. София 1592, бул. „“Проф. Цветан Лазаров” № 2 (www.cpdp.bg))(или да подаде жалба пред компетентния съд, според предвиденото по-горе.
МЕРКИ ЗА СИГУРНОСТ НА ДАННИТЕ
За да осигури защита на данните, свързани с клиенти, Фючър Сенсес ЕООД използва разумни мерки срещу неразрешен достъп, промяна, предаване, публично оповестяване, изтриване или унищожаване, както и щети и случайни загуби на информация, за да гарантира, че съхраняваните данни не могат да бъдат повредени и да се окажат недостъпни поради промени или модификации в приложената техника.
По време на тези дейности Фючър Сенсес ЕООД полага специални грижи, за да предотврати неоторизиран или незаконен достъп до личните данни на клиента. Въпреки всички тези действия, Фючър Сенсес ЕООД не може напълно да гарантира сигурността на данните на клиента.
Ние защитаваме сигурността на данните на клиента чрез:
- -използване на защита с парола или криптиране;
- -ограничаване на достъпа до данните (например само служителите на Фючър Сенсес ЕООД могат да имат достъп до данните, , за да ги обработват с цел постигане на гореспоменатите цели) и предотвратяване на неоторизиран достъп до мрежата с помощта на наличните ИТ методи;
- -регистрация за достъп;
- -предоставяне на достъп до данните, съхранявани на сървъра, само на посочените лица, които имат достатъчно правомощия да го направят;
- -създаване на резервни копия, за да се избегне загубата на данни.
Клиентът може също така да ни помага при защитата на данните и информацията, като редовно променя паролата, която използва за регистрационните / входните процеси в онлайн магазина, и гарантира, че трети страни не могат да получат достъп до паролите му.
Услугите ни в някои случаи могат да се отнасят до сайтове и услуги на трети страни, които са извън нашия контрол. Фючър Сенсес ЕООД НЕ поема отговорност за сигурността и нивото на защита, предлагана на данните от тези сайтове и услуги. Препоръчваме на нашите клиенти винаги да четат правилата за поверителност на сайтовете и услугите, които възнамеряват да използват.
Моля, имайте предвид, че в случаите, когато клиент предоставя информация на трета страна, когато използва услугите ни, Фючър Сенсес ЕООД ще уведоми и ще си сътрудничи с компетентните органите с цел определяне самоличността на нарушителя.
ЗАЩИТА НА ДЕЦАТА
С предоставянето на съответните данни и информация с цел използване на услугите, предлагани от Фючър Сенсес ЕООД, клиентът декларира, че неговата дееспособност да действа във връзка с предоставянето на съответните данни и информация не е ограничена. Ако клиентът по закон е "недееспособен" или "има ограничена дееспособност" във връзка с предоставянето на такива данни и информация, и като такъв, съгласно приложимото законодателство той няма право да прави самостоятелно волеизявления в това отношение, той и е длъжен да получи съгласието на трето лице, посочено в законодателството (напр. законен представител, настойник) относно предоставянето на информацията. За тази цел клиентът трябва да прецени дали е необходимо съгласието на трета страна във връзка с предоставянето на информацията. Фючър Сенсес ЕООД не може да носи отговорност във връзка с горното.
Валидността на правни декларации, като валидността на съгласието за обработка на данните на непълнолетните, се урежда съобразно разпоредбите на Закона за лицата и семейството /ЗЛС/. Така, съгл. чл. 4 от ЗЛС, лицата от 14 години до навършване на 18-годишна възраст са непълнолетни и те извършват правни действия със съгласието на техните родители или попечители, а съгл. чл. 3 от ЗЛС, лицата, които не са навършили 14-годишна възраст, са малолетни и вместо тях и от тяхно име правни действия извършват техните законни представители - родители или настойници.
Според Регламента, когато личните данни се обработват въз основа на съгласие и "във връзка с предоставянето на услуги на информационното общество пряко на дете, обработването на личните данни на детето е законно, когато детето е навършило 16 години. Когато детето е на възраст под 16 години, тази обработка е законна само ако и доколкото се дава съгласие или разрешава от титуляра на родителските права за детето.”
Ако установим факта, че лице, което е "недееспособно" по закон, особено от дете под 16 години, което няма съгласието на родителя или настойника си, възнамерява да използва услугите на Фючър Сенсес ЕООД, ще положим всички разумни усилия за заличаване на информацията, която детето ни е предоставило, и да гарантираме, че такава информация не се предава или използва от нас.
Молим нашите клиенти незабавно да ни информират, ако установят, че дете е предоставило личните си данни и информация без разрешението на родител или настойник. Родителите и лицата, които се грижат за тях, трябва да насърчават децата си безопасно и отговорно да боравят с личните си данни (особено когато използват Интернет).
Дата на влизане в сила на настоящите Указания за обработка на данни: 25 май 2018 г.
Фючър Сенсес ЕООД си запазва правото едностранно да променя и актуализира тези Указания без предизвестие. Те влизат в сила с публикуването на изменението на интернет сайта на компанията. Препоръчва се периодичното посещаване на сайта, така че винаги да сте осведомени относно евентуалните промени и актуализации. При поискване ще Ви изпратим и електронно съобщение с актуална информация.